Optimalkan Alur Kerja Persetujuan Penjualan Anda: Manfaat & Metode

sales approval workflow

Tim penjualan adalah bagian penting dari perusahaan mana pun; tanpa kontribusi mereka, bahkan produk atau layanan terbaik pun tidak akan terkonversi sebaik yang seharusnya. Namun, mirip dengan fungsi lainnya, penjualan memiliki iblis yang harus dilawan—keberatan harga dari prospek, prospek berkualitas buruk, dan sebagainya. Ada beberapa hambatan umum dalam saluran penjualan yang khas, membuat perwakilan tidak produktif dan tidak tertarik. Dan di situlah mengotomatisasi alur kerja persetujuan penjualan dapat membuat semua perbedaan.

Manfaat mengotomatisasi persetujuan penjualan

Ketika semua orang di perusahaan Anda sepenuhnya memahami bagaimana tindakan mereka memengaruhi departemen lain, itu jelas mengarah pada waktu respons yang lebih cepat dan peningkatan tingkat kepuasan tim. Berikut adalah empat manfaat dari alur kerja persetujuan penjualan otomatis:

1. Proses CPQ yang disederhanakan

CPQ adalah singkatan dari Configure Price Quote – proses yang diikuti oleh perwakilan penjualan untuk menentukan harga penawaran mereka dan menghasilkan penawaran untuk klien potensial.

otomatisasi CPQ di Tenaga Penjualan (atau CRM apa pun yang Anda gunakan) membantu perwakilan penjualan Anda menyiapkan aturan penetapan harga dan diskon menggunakan perangkat lunak dan menghasilkan penawaran harga dan proposal khusus tanpa kesalahan. Ini juga berarti mereka tidak perlu menunggu persetujuan manual dari departemen yang berbeda untuk merumuskan penawaran. Ini membantu mempercepat siklus penjualan.

2. Efisiensi yang lebih besar di sekitar

Waktu esensi. Itu sangat benar untuk tim penjualan—terutama saat menutup transaksi. Tidak memiliki sistem atau proses alur kerja persetujuan yang lambat berdampak signifikan terhadap kinerja mereka.

Misalnya, perwakilan penjualan Anda mungkin menginginkan brosur khusus yang dirancang oleh tim pemasaran. Atau, mereka mungkin memerlukan persetujuan departemen keuangan untuk memberikan diskon besar-besaran kepada klien waralaba baru. Terlepas dari sifat pekerjaan, otomatisasi membantu perwakilan penjualan mengurangi waktu yang dihabiskan bolak-balik untuk persetujuan dan menutup transaksi secara efisien.

3. Layanan pelanggan yang lebih baik

Apakah alasan yang sah untuk memberi tahu calon klien bahwa transaksi tertentu sedang menunggu persetujuan? Benar-benar tidak! Mereka tidak terganggu dengan masalah internal perusahaan Anda dan dapat berubah pikiran untuk tidak melanjutkan kesepakatan jika terlalu lama bagi Anda untuk menghubungi mereka kembali. Dengan alur kerja persetujuan penjualan otomatis, penundaan tersebut dapat sepenuhnya dihindari.

4. Konsistensi dalam proses

Ini adalah fakta—konsistensi memungkinkan Anda meminimalkan ketidakpastian dan merespons dengan cepat perubahan di pasar. Saat persetujuan penjualan Anda diotomatisasi, Anda dapat mengurangi kesalahan dan kemacetan. Selain itu, proses yang tepat membantu melatih dan melatih tenaga penjualan baru dengan memanfaatkan teknologi—menghasilkan transparansi, kepercayaan, dan kontrol yang lebih besar.

5. Peningkatan transparansi organisasi

Alur kerja persetujuan penjualan otomatis meningkatkan produktivitas dan efisiensi perwakilan penjualan dan mendorong kolaborasi di antara berbagai departemen. Ini juga membantu menciptakan lingkungan kerja yang sehat, ramah, dan positif.

Cara mengoptimalkan alur kerja persetujuan penjualan Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui alasan mengapa otomatisasi diperlukan untuk tim penjualan Anda, berikut adalah berbagai tahapan di mana Anda dapat membuat alur kerja Anda mudah dan sistematis—dengan sedikit kesulitan belajar:

1. Pimpin penjangkauan dan kualifikasi

Pada tahap ini, perwakilan penjualan Anda biasanya menjangkau prospek yang datang melalui inisiatif pemasaran Anda. Ini dapat mencakup pengunjung situs web yang telah mengisi formulir kontak, mengunduh whitepaper, dan sebagainya.

Apa pun sumber penghasil prospek—rincian prospek masuk ke dalam sistem CRM. Prospek kemudian diarahkan ke perwakilan penjualan yang melibatkan mereka melalui email atau telepon untuk memenuhi syarat. Terakhir, perwakilan penjualan dapat memprioritaskan demo dari prospek bernilai tinggi dan tindak lanjut dari transaksi yang ada, karena hal itu akan berdampak positif pada laba.

Ini adalah proses yang agak memakan waktu. Lebih dari itu, banyak petunjuk yang ternyata tidak relevan. Oleh karena itu, alih-alih mengirim email secara manual ke kontak baru di sistem CRM, Anda dapat mengotomatiskan proses dengan menyiapkan kampanye email berulang. Anda juga dapat menggunakan alat penjadwalan seperti Calendly, yang memungkinkan prospek memesan waktu untuk berbicara dengan perwakilan penjualan Anda.

Ini menghemat waktu tim Anda dan mengurangi jumlah prospek yang benar-benar melengkapi formulir dan menelepon Anda. Misalkan perwakilan penjualan Anda bertanggung jawab untuk menemukan dan memverifikasi alamat email prospek potensial dan penjangkauan awal bersama dengan memberikan demo dan kesepakatan penutupan. Dalam hal ini, mereka harus memprioritaskan demo dan tindak lanjut pada transaksi yang ada, karena hal itu akan berdampak positif pada laba.

2. Demo/presentasi produk atau layanan

Dalam skenario ini, perwakilan penjualan Anda menunjukkan kepada prospek apa yang dilakukan oleh penawaran Anda dan bagaimana hal itu dapat meminimalkan masalah umum mereka. Rapat semacam itu selalu berbeda—berdasarkan nada dan suara presentasi perwakilan penjualan serta minat dan kebutuhan pemimpin.

Selain itu, perwakilan penjualan Anda harus menghabiskan waktu antara 45 hingga 60 menit untuk demo, dan mereka mungkin harus menyelenggarakan demo 4-5 kali untuk setiap klien potensial sebelum menutup kesepakatan. Apakah waktu itu dihabiskan dengan baik? Tidak. Alih-alih, rekam video yang memberikan demonstrasi yang tepat dari penawaran Anda.

Dengan menggunakan alat seperti Chorus, Anda dapat lebih memahami bagaimana penjualan Anda memanggil tarif, termasuk USP yang dibahas, pertanyaan yang diajukan, dan pesaing yang disebutkan.

Saat Anda memiliki info yang relevan di ujung jari Anda, Anda dapat melatih perwakilan penjualan Anda untuk menyesuaikan cara mereka menangani demo, cara mereka berkomunikasi, nada apa yang mereka gunakan, dan bagaimana mereka menanggapi pertanyaan dalam video yang telah direkam sebelumnya. Otomatiskan tahap ini dengan menyertakan tautan saat prospek memesan demo di email yang dikirim.

Aktifkan perwakilan penjualan Anda untuk menghabiskan lebih banyak waktu menindaklanjuti dengan calon klien dan menutup transaksi daripada menunjukkan demo Anda—dengan bantuan otomatisasi.

3. Pengajuan proposal

Pada tahap ini, perwakilan penjualan Anda menyiapkan dan mengirim proposal yang menguraikan harga untuk produk atau layanan Anda, kiriman, dan langkah selanjutnya sehingga mereka dapat menandatangani perjanjian atau menghubungi perusahaan untuk informasi lebih lanjut.

Berdasarkan faktor-faktor seperti penawaran Anda, proses RFP, dan ukuran kesepakatan, proposal dapat berupa kutipan sederhana atau dokumen berlebihan yang berisi semua detail penting. Apa pun masalahnya—akan membantu jika Anda menggunakan solusi lengkap yang canggih seperti DealHub untuk mengelola pembuatan, pengeditan, dan penandatanganan dokumen.

Menyusun proposal biasanya membutuhkan perwakilan penjualan Anda untuk berkoordinasi dengan departemen lain. Sebuah solusi yang memungkinkan setiap orang untuk menambahkan masukan mereka secara real-time memastikan tidak ada informasi yang terlewatkan. Selain itu, ketika proposal dikirim ke klien potensial, Anda dapat menerima pemberitahuan waktu nyata saat dokumen dibuka, dilihat, atau dikomentari.

Terlebih lagi, perwakilan penjualan Anda tidak harus secara manual menindaklanjuti dengan klien potensial melalui email. Mereka dapat mendorong urgensi dengan pengingat otomatis pada solusi.

4. Manajemen kontrak

Kontrak telah ada selama beberapa dekade. Bagaimana lagi orang membuat kesepakatan dengan klien mereka untuk melakukan bisnis bersama tanpa mereka?

Namun seringkali, mereka dianggap panjang dan memakan waktu, penuh dengan jargon yang tidak mungkin dipahami, dan membutuhkan banyak revisi sampai ditandatangani oleh klien.

Untuk mencegah keterlambatan dalam menutup kesepakatan dan kekacauan yang tidak perlu di antara tim penjualan dan klien, ia memiliki siklus hidup kontrak yang andal.

Hal pertama yang pertama—otomatiskan proses penyusunan kontrak menggunakan alat seperti Woodpecker dan tambahkan detail klien dengan cepat—bebas kesalahan! Setelah kontrak dibuat, dapatkan persetujuan dari bagian penjualan dan pimpinan hukum sebelum membagikannya dengan klien.

Namun, dalam skenario ini, perwakilan penjualan bisa sangat frustasi ketika perwakilan hukum meluangkan waktu untuk meninjau isi kontrak. Di situlah tinjauan kontrak otomatis dan alat persetujuan seperti Lawgeex dapat berguna.

Tim hukum bertanggung jawab untuk menetapkan batasan kontrak – misalnya, siklus pembayaran tidak boleh lebih dari enam bulan. Jika detailnya semua baik, maka kontrak akan disetujui secara otomatis.

Jika tidak, alat akan memberi tahu tim hukum tentang ketidaksesuaian. Ini menyelamatkan mereka dari membaca seluruh kontrak, yang menghemat waktu. Ini mempercepat alur kerja persetujuan dan membantu perwakilan penjualan Anda mengonversi lebih banyak prospek – lebih cepat.

Pikiran Akhir

Alur kerja persetujuan otomatis membantu mengoptimalkan penjualan Anda dan proses penawaran harga serta mendukung perwakilan penjualan Anda untuk bekerja secara efisien. Otomatisasi dihubungkan ke kebocoran pendapatan dan menegakkan akuntabilitas dan kepatuhan tepat waktu, sehingga meningkatkan cara Anda berkomunikasi dan melakukan bisnis. Bukankah itu tujuan Anda di penghujung hari?

Optimalkan Alur Kerja Persetujuan Penjualan Anda: Manfaat & Metode

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to top