8 Penyebab Miskomunikasi Di Tempat Kerja Anda—Dan Cara Mengatasinya

8 Penyebab Miskomunikasi Di Tempat Kerja Anda—Dan Cara Mengatasinya

Oleh Jayson DeMers

Tidak perlu seorang pakar komunikasi untuk menyadari bahwa sebagian besar organisasi menderita karena komunikasi yang tidak efektif—dan dalam beberapa kasus, benar-benar merusak—setidaknya dalam beberapa waktu. Tetapi menentukan dengan tepat apa yang membuat komunikasi di tempat kerja “buruk” itu sulit, dan meningkatkan komunikasi “buruk” itu bahkan lebih sulit.

Itulah mengapa saya mengumpulkan daftar penyebab miskomunikasi di tempat kerja sehingga Anda dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah komunikasi yang mengurangi efisiensi, meningkatkan stres, dan menghabiskan biaya.

Tingkatkan komunikasi bisnis Anda dengan menghindari jebakan ini

1. Pilihan media yang tidak tepat

Kita beruntung hidup di era dengan lusinan media komunikasi yang tersedia bagi kita. Sayangnya, ini juga berarti ada banyak pilihan media yang tidak tepat.

Misalnya, mengadakan pertemuan dengan 10 orang alih-alih mengirim email dapat melipatgandakan pemborosan waktu, sementara mencoba menyelesaikan masalah kompleks melalui pesan teks hanya akan membuat frustrasi semua pihak yang terlibat.

Buat kebijakan yang jelas tentang kapan setiap media adalah pilihan terbaik yang tersedia, dan mainkan kekuatan masing-masing media.

2. Metrik kosong

Dunia bisnis modern berputar di sekitar data, dengan tenaga penjualan, pemasar, dan bahkan perwakilan SDM mendasarkan seluruh pekerjaan mereka pada peningkatan metrik tertentu, mulai dari retensi karyawan hingga nilai seumur hidup pelanggan.

Tidak ada yang salah dengan ini; sebenarnya cukup menguntungkan bila optimasi ini dilakukan dengan benar. Masalahnya, Anda tidak bisa berkomunikasi dengan semua orang hanya dengan menggunakan angka.

Jika Anda ingin laporan dan argumen Anda jelas, persuasif, dan menarik, Anda perlu memberikan konteks tambahan sehingga audiens Anda dapat lebih memahami apa arti angka-angka ini.

3. Ungkapan ambigu

“Apakah kamu ingin aku menyelesaikannya hari ini, atau minggu depan baik-baik saja?”

“Ya.”

Ini adalah contoh jawaban yang ambigu: apakah “ya” berlaku untuk “hari ini” atau “minggu depan”? Jelas, ini adalah semacam kesalahpahaman sederhana yang dapat dengan mudah diselesaikan dengan pertanyaan lanjutan, tetapi itu mungkin membutuhkan waktu. Dan kesalahpahaman yang lebih besar cenderung membuat dampak negatif yang lebih besar.

Hindari miskomunikasi jenis ini dengan memberikan kekhususan, secara proaktif mengantisipasi bagaimana frasa Anda dapat dibaca, dan ulangi frasa Anda sendiri jika perlu.

4. Tidak ada jawaban

Sifat terkenal dari politisi modern adalah menanggapi pertanyaan tanpa jawaban yang menghindar:

“Apa yang Anda rencanakan untuk mengatasi krisis ekonomi saat ini?”

“Saya, misalnya, percaya pada Amerika.”

Ini, paling banter, membingungkan, dan paling buruk, manipulatif.

Jika Anda tidak tahu bagaimana menjawab pertanyaan, miliki keberanian untuk mengakuinya. Dan jika Anda tidak mengerti pertanyaannya, mintalah kejelasan.

Artikel lainnya dari SemuaBisnis.com:

5. Inflasi verbal

Ringkas adalah raja dalam komunikasi bisnis, tetapi kadang-kadang, dalam upaya untuk keliru dalam menjelaskan berlebihan (atau terdengar lebih pintar melalui elaborasi), orang jatuh ke dalam perangkap inflasi verbal. Mereka menulis paragraf alih-alih kalimat dan berbicara dalam monolog alih-alih terlibat dalam percakapan.

Salah satu cara untuk mengurangi penyebab miskomunikasi di tempat kerja ini adalah dengan memikirkan kata-kata Anda secara menyeluruh dan berusaha untuk tidak banyak bicara. Apakah ada cara untuk mengungkapkan apa yang harus Anda katakan dengan lebih jelas dan dengan lebih sedikit kata?

6. Komunikasi yang terlalu emosional

Pernahkah Anda mendengar nasihat untuk menulis surat marah, tetapi tidak mengirimkannya? Itu juga berlaku untuk komunikasi di tempat kerja. Komunikasi yang terlalu emosional dapat menciptakan ketegangan dan melemahkan posisi strategis Anda, jadi jauh lebih baik untuk meluangkan waktu untuk menenangkan diri—dan kembali ke percakapan setelah Anda benar-benar beralasan.

7. Agresi pasif

Komunikasi pasif agresif biasa terjadi di tempat kerja yang tidak bersahabat, di mana karyawan tidak dapat secara terang-terangan mengkritik atau mengungkapkan kekhawatiran satu sama lain, tetapi masih memiliki motivasi untuk mengungkapkan perasaan mereka. Jenis pertukaran ini biasanya kontraproduktif, tidak jelas, kasar, dan dalam beberapa kasus, mengintimidasi.

Solusinya adalah dengan menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa bebas untuk mengekspresikan pikiran, ide, dan kekhawatiran mereka secara terbuka dan hormat—yang sering dikatakan lebih mudah daripada dilakukan.

8. Kurangnya pertimbangan

Mengirim SMS ke rekan kerja di tengah malam dianggap. Jadi mengharapkan balasan segera ke email ketika Anda tahu penerima sedang sibuk, atau menolak untuk menanggapi pesan selama berminggu-minggu.

Empati dan kerendahan hati, di seluruh organisasi Anda, akan mengarah pada pertukaran yang jauh lebih penuh perhatian dan menyenangkan dan pada akhirnya akan mengurangi miskomunikasi.

Buat pedoman untuk meningkatkan komunikasi

Meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi bisa jadi sulit, bahkan jika Anda mengetahui masalah terbesar yang memengaruhi staf Anda. Itulah mengapa penting untuk menerapkan kebijakan dan pedoman komunikasi yang efektif—yang secara jelas dan spesifik mendorong karyawan untuk menulis, berbicara, dan berkolaborasi dengan cara yang lebih produktif dan lebih efisien.

Penting juga untuk memimpin dengan memberi contoh, jadi pastikan semua komunikasi keluar Anda dipoles dan sejalan dengan standar yang Anda tetapkan untuk orang lain.

tentang Penulis

Jayson DeMers adalah pendiri dan CEO dari EmailAnalytics, alat analisis email yang memungkinkan Anda memvisualisasikan aktivitas email (atau tim Anda) di Gmail dan G Suite. Jayson juga menjadi pembawa acara podcast populer Pemeran Pengusaha.

TERKAIT: 6 Tips Komunikasi untuk Menumbuhkan Kemitraan Bisnis yang Lebih Kuat

.

8 Penyebab Miskomunikasi Di Tempat Kerja Anda—Dan Cara Mengatasinya

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to top